La distinction en une phrase
L'étude du fonds de prévoyance répond à la question « combien votre syndicat doit-il mettre de côté chaque année pour entretenir l'immeuble sur 25 ans ? ». Le carnet d'entretien répond à la question « quoi faire, quand, et qui le fait ? ».
Étude du fonds de prévoyance
- Format
- Rapport PDF signé par un ingénieur
- Horizon
- 25 ans minimum
- Public
- Conseil d'administration et assemblée
- Mise à jour
- Tous les 5 ans par un professionnel
- Article CcQ
- 1071 al. 2
Carnet d'entretien
- Format
- Classeur Excel évolutif
- Horizon
- Calendrier annuel et plan de 25 ans
- Public
- Conseil d'administration au quotidien
- Mise à jour
- Annuellement par le CA, professionnellement aux 5 ans
- Article CcQ
- 1070.2
Ce qu'il y a dans chacun
| Contenu | Étude du fonds | Carnet d'entretien |
|---|---|---|
| Sommaire du bâtiment | ✓ | ✓ |
| Inventaire des composantes (UniFormat II) | ✓ | ✓ |
| État actuel et durée de vie restante | ✓ | ✓ |
| Projection financière sur 25 ans | ✓ | — |
| Scénarios de contribution recommandée | ✓ | — |
| Calendrier d'entretien préventif annuel | — | ✓ |
| Registre des interventions à compléter | — | ✓ |
| Signature professionnelle | ✓ | ✓ |
Pourquoi les deux sont produits ensemble
L'étude et le carnet partagent un socle commun : l'inventaire des composantes du bâtiment et l'évaluation de leur état. Ce travail d'inspection et d'analyse, qui représente la majorité de l'effort, alimente directement les deux documents. C'est pour cette raison que tous les fournisseurs sérieux les vendent en forfait combiné — il serait redondant et plus coûteux de les commander séparément.
Comment vous utiliserez chacun
L'étude du fonds de prévoyance sort de votre étagère deux fois par année au maximum : lors de la préparation du budget annuel pour décider du niveau de contribution, et lors de l'assemblée pour justifier ce niveau auprès des copropriétaires. Le carnet d'entretien, lui, sort tous les mois — le conseil d'administration le consulte pour planifier les tâches d'entretien préventif récurrentes (nettoyage des gouttières, inspection des balcons, vérification des extincteurs), et il y inscrit chaque intervention au fur et à mesure.
En pratique. L'étude est un document financier qui dort sur l'étagère entre deux mises à jour. Le carnet est un outil de travail vivant qui doit être tenu à jour annuellement, sous peine de perdre sa valeur. La Loi 16 vous oblige à les avoir tous les deux — mais c'est le carnet qui exige de la discipline.
Combien de temps ça prend ?
Du jour de l'inspection à la remise finale des deux documents, comptez généralement entre 2 et 8 mois selon le fournisseur. Chez CoPro16, nous livrons en 2 à 6 semaines grâce à un processus de production fortement standardisé.
Et l'attestation à la vente ?
L'attestation du syndicat à la vente d'une unité est un troisième livrable, distinct de l'étude et du carnet. Elle est produite à chaque transaction (et non à intervalles fixes) et résume l'état financier et matériel de la copropriété pour l'acheteur. Elle s'appuie souvent sur les données du carnet d'entretien et de l'étude la plus récente. Voir notre guide complet de la Loi 16 pour plus de détails.